Resmi Mektuplar ve İş Mektupları Hakkında Kısa Bilgi

Resmi Mektuplar ve İş Mektupları Özellikleri Hakkında Kısa Bilgi özet

mektup

Resmi Mektuplar:

Resmi kurumların ve tüzel kişilik taşıyan kuruluşların birbirlerine yazdıkları resmi yazılarla; bu yazıların, vatandaşların başvurularına verdikleri yazılı cevaplara verilen isimdir. İş mektuplarına benzer şekildedirler.
Bu mektupların hitap şekli, yazılan dairenin ya da tüzel kişilik sahibi kurumun kanun ve tüzüklerdeki tam ismidir.
Bu mektuplarda tarih ile beraber mektubun sıra numarası ve konusu yazılır. Mektup, cevap niteliğinde ise “ilgi” bölümünde cevabı olduğu mektubun sayı ve tarihi, “konu” hanesine de kısaca yazılma sebebi yazılır. Bu yapıldıktan sonra iki veya üç satır aralığı bırakılarak mektup yazılmaya devam edilir.
Resmi mektuplarda açık, kesin, anlaşılır bir lisan kullanılmalıdır. Mektubun sonu, alt bir makama yazılmış ise “… rica ederim.”, üst makama yazılıyorsa “… arz ederim.” şeklinde bitmelidir.

Mektup metninin sağ alt kısmında ise mektubu yazan kişinin makamı, adı ve soyadı ile imzası yer alır.
İş Mektupları:
Özel kişilerle iş kurumları ve iş kurumlarının kendileriyle, işle alakalı olarak yazılan mektuplara verilen isimdir. Bu mektuplarda konusu ne olursa olsun bir iş veya hizmet söz konusudur. Bu mektup bir sipariş, satış, şikayet, borç alıp verme isteği, tavsiye ya da bilgi isteme yazısı olabilir. İş mektuplarını, konularına göre altı başlık altında değerlendirebiliriz:

  1. Sipariş amaçlı mektuplar
  2. Satış amaçlı mektuplar
  3. Şikayet amaçlı mektuplar
  4. Alacak mektupları
  5. Tavsiye amacıyla yazılan mektuplar
  6. Başvuru amacıyla yazılan mektuplar

İş mektuplarına başlanırken, kendisine mektup yazılan kişi ya da kurumun ad ve adresi yazılır. Kağıdın sağ üst kısmına tarih yazılır. Adres ve tarihten sonra yeterli bir aralık bırakılır, paragraf yapılıp direkt olarak istek yazılır. Son bölüme saygı ifade eden bir söz eklenmesinin ardından mektup bitirilir. Mektup metninin sağ alt bölümünde mektubu yazanın adı ve soyadı ile imzası bulunur.

İş mektuplarında şekil birliğini sağlamak adına, son zamanlarda satır başı yapılmamakta, satır başları, satır aralıkları daha da açık bırakılarak gösterilmektedir.
Bu sayede yazı, sol ve sağ taraflardan bir blok şeklinde ve aynı ölçüler içinde kalmaktadır.

Resmi ve iş mektuplarında dikkat edilmesi gereken özellikler şunlardır:

Mektup yazılacak kağıt şekil itibariyle düzenli ve temiz olmalıdır.
Bu tip mektuplar, mümkün olduğu takdirde daktilo ya da bilgisayarla yazılmalıdır. Mümkün değilse, özel mektuplarda olduğu şekilde siyah mürekkep veya tükenmez kalemle yazılmalıdır.

Resmi mektuplarda yazının çıktığı kurumun ismi, kağıdın üst kısmına ortalanmalı ve büyük harflerle yazılmalıdır.
Kâğıdın sağ üst bölümüne tarih yazılmalıdır.

Mektubun gideceği makamın ismi ve yeri ise kağıdın orta üst yerine ortalanıp yazılmalıdır.
Yazı metnine başlamadan önce hangi tarih ve sayılı yazının cevabı olduğu belirtilmelidir.
Mektubun giriş paragrafında problem ya da konu kısaca belirtilmelidir. Gelişme paragraflarında ise konu ve sorun anlatılmalıdır. Sonuçta ise, arz / rica ifadeleri belirtilmelidir.

İlk yorum yapan olun

Bir yanıt bırakın

E-posta hesabınız yayımlanmayacak.